Procesbegeleiding

…voorbeelden uit de praktijk

Deze voetbalvereniging is een echte dorpsvereniging in het Groene Hart. Een vereniging met mooie sportieve successen in het verleden.
De grote, zwart-wit fotocollage in de kantine herinnert iedereen daaraan. De laatste jaren is het steeds lastiger om de jeugdteams rond te krijgen, de talenten gaan al snel naar de naastgelegen (grotere) clubs en het eerste speelt al een tijd meer mee op hoog niveau. Het bestuur heeft ervoor gekozen om eerst zelf over dit vraagstuk na te denken en vervolgens de vereniging te betrekken. Na een intensief denkproces is de nieuwe koers uitgedacht. Nu moet het gespiegeld worden aan de vereniging. Ik ben gevraagd om dat proces te begeleiden.

We stellen een (klankbord)groep samen die de diversiteit van vereniging goed weerspiegeld. Er is een vertegenwoordiging van de senioren en de jeugd. Ook de ‘oude garde’, de aanvoerder van het eerste en een paar oud-voorzitters sluiten aan.

Voor deze bijeenkomst stellen we één vraag centraal: is deze koers de juiste voor de club?

Ik vraag de voorzitter de toehoorders eerst mee te nemen in het denkproces van het bestuur om daarna de nieuwe koers op hoofdlijnen uit te leggen. Er is uitgebreid ruimte om vragen te stellen en meningen te delen. Daarna wordt de groep gevraagd of ze zich kunnen vinden in deze beoogde nieuwe koers.
Bij instemming is de volgende stap dat het wordt voorgelegd aan de leden bij de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.
De (klankbord)groep wordt gevraagd om daarbij ook aanwezig te zijn om daar nogmaals hun steun uit te spreken voor deze koers.
Het bestuur kan dit immers niet alleen.

Bij deze voetbalvereniging start de begeleiding -zoals altijd- met een intakegesprek.
De leden van de “toekomstcommissie” beschrijven hun club als een plek waar het gezellig is en waar vooral ook heel veel goed gaat. Toch zijn er zorgen waarbij het vooral gaat over de toekomstbestendigheid van de club. In het gesprek gaan we dieper in op de zorgen van de commissie en het blijkt dat deze behoorlijk uiteen lopen. Hierdoor is het lastig scherp te krijgen waaraan gewerkt kan worden om verbetering te realiseren. Het helpt dus als daar eerst helderheid in komt.
Om meer focus te krijgen begeleid ik een sessie die zich richt op drie vragen:

  • “wat kan er beter”
  • “waar maken we ons zorgen over”
  • “wat gaat goed en hoe behouden we dat”

Bij ieder item wordt ook gekeken naar omvang (gaat het om beleid of is het een kwestie van praktisch oppakken). De uitkomst van de werksessie wordt samengevat in een overzichtelijk document en vervolgens voorgelegd aan het bestuur in de vorm van een concreet advies van de “toekomstcommissie”.

Het bestuur heeft er vervolgens voor gekozen om de voorgestelde acties voor te leggen aan de leden via extra Algemene Ledenvergadering, om zo een breder draagvlak te krijgen bij het besluit. De club gaat hiermee in de volle breedte aan de slag.

De meeste wedstrijden tussen de voetbalverenigingen uit Den Haag en het Westland verlopen prima. Sportieve rivaliteit maakt wedstrijden soms zinderend spannend. Maar er duikt helaas ook een ander fenomeen op. Terugkerende incidenten binnen en buiten het veld maken dat er steeds vaker besloten wordt door verenigingen om niet meer te spelen tegen bepaalde clubs.

Op verzoek hebben KNVB, Gemeente Westland en de Gemeente Den Haag de handen ineen geslagen en een projectcoördinator aangesteld. Ik ga als projectcoördinator aan de slag en begin met het in kaart brengen van dit venijnige vraagstuk. De volgende stap is een gezamenlijke aanpak (clubs, KNVB en gemeenten) die moet leiden tot verbetering: weer kunnen voetballen op een sportieve en respectvolle manier.

Deze voetbalvereniging kent een zeer rijke historie. Van oorsprong gelegen in een opkomende en opbloeiende wijk. In de jaren ’70 en ’80 floreerde de club en er  werd zelfs op landelijk niveau gespeeld. Anno nu is er een hoop veranderd. De samenstelling van de wijk is stevig veranderd en daarmee ook die van de club. Het bestuur kampt met een aantal fundamentele uitdagingen:

  • Hoe zorgen we ervoor dat iedereen gewoon de contributie betaald zodat we als vereniging vitaal blijven?
  • Hoe zorgen we ervoor dat de ouders meer participeren om bijvoorbeeld uitwedstrijden te rijden, shirts te wassen maar ook om de kinderen te begeleiden?
  • Hoe krijgen we een betere aansluiting tussen hoofdbestuur, de zondag, de zaterdag en alle commissies?
  • Hoe vinden we de vrijwilligers om de vereniging te laten draaien?

Als procesbegeleider namens de KNVB sluit ik aan om bestuur, kwartiermaker en een paar zeer betrokken kaderleden te ondersteunen bij het aanpakken van deze vraagstukken.